Bedrijfsvoering

Paragrafen zijn bedoeld om voor bepaalde onderwerpen een dwarsdoorsnede te geven in de begroting.
In de verschillende programma's treft u de verschillende onderwerpen en taken aan die de gemeente ten behoeve van haar inwoners uitvoert. Daarvoor beschikt de gemeente over een eigen ambtelijke organisatie.
In de paragraaf Bedrijfsvoering zijn onderwerpen opgenomen die de organisatie raken. Voorbeelden hiervan zijn organisatieontwikkelingen, -aanpassingen etc. In een apart hoofdstuk Personeel zijn nog andere specifieke zaken en kengetallen opgenomen. Hierna wordt voor de verschillende afdelingen toegelicht welke thema's op het gebied van bedrijfsvoering actueel zijn.

Organisatie

Afdeling Bedrijfsvoering

De afdeling Bedrijfsvoering heeft als belangrijkste taak om te zorgen dat de 3 vakafdelingen, Ruimtelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Beheer en Samenleving hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Daarnaast adviseert de afdeling het bestuur rechtstreeks over financiële, juridische en bestuurlijke onderwerpen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende taken opgenomen en ondergebracht in verschillende secties, Financiën, P&O, Informatievoorziening, Procesmanagement, Privacy en informatiebeveiliging, Facilitair, Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed/Grondzaken, Regiozaken en Coördinatie subsidies.

Huisvesting organisatie
De ambtelijke organisatie is voorgaande jaren gegroeid door de vele bijkomende taakstellingen. Huisvesting van de organisatie is versnipperd en de verduurzaming van de panden krijgt een steeds grotere rol. Daarbij komt dat onderhoud en verduurzaming van meerdere panden op de lange termijn niet goedkoper blijkt dan nieuwbouw van 1 kantoor. Er wordt gekeken naar de eisen en wensen op het gebied van ambtelijke huisvesting. Een goede huisvesting kan tevens bijdragen aan een efficiënte maar ook prettige werkomgeving. Dat laatste is van belang omdat de krapte op de arbeidsmarkt ook voor onze gemeente merkbaar is. Bij nieuwbouw, komen meerdere inbreilocaties vrij op het moment dat de huidige kantoren vrijvallen. Op dit moment wordt de Ark verbouwd tot raadszaal en vergaderzaal, nu de Deimpt als vergaderlocatie is gesloten en het op- en afbouwen van de raadszaal in de PX veel inzet vergde. Tot de Ark gerealiseerd is, wordt vergaderd in de AMVO. 

Procesmanagement
De focus van procesmanagement zal in 2026 op meerdere terreinen liggen. Natuurlijk gaan we door met het uitbreiden van de processen in het processenlandschapsplatform. Hierin neemt het aantal beschreven en uitgewerkte processen gestaag toe, waarbij we nauw samenwerken met de (kwaliteits-)medewerkers binnen de teams. Ook het gestructureerd monitoren en verbeteren van de processen komt op gang, maar met de huidige capaciteit van 1 fte gaat dat niet snel.
Dat geldt ook voor de samenwerking met de privacy officer. Het is van groot belang dat we als gemeente duidelijkheid krijgen en hebben welke persoonsgegevens worden verwerkt in processen en waarom. Verwachting is dat in 2026 de Cyberbeveiligingswet (CBW) van kracht zal zijn, waarin de juridisch verankering is opgenomen dat overheidsinstanties verplicht worden gesteld om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (ofwel BIO2). In samenwerking met de privacy officer, de CISO en onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) worden de meest kritische processen van de gemeente Edam-Volendam beschreven. Het accent zal liggen op de risicoanalyses op het gebied van de rechtmatigheid in het gebruik van persoonsgegeven, financiën (Interne controle) en informatiebeveiliging.

Informatiemanagement
Digitalisering is tegenwoordig alom aan de orde en raakt de fundamenten van de samenleving. Technische snufjes groeien steeds meer uit naar nieuwe technologieën die in korte tijd onze manier van communiceren en leven zijn gaan bepalen. Een goed voorbeeld is Artificiële intelligentie (AI). De ontwikkelingen op dit gebied zijn in 2025 echt goed van start gegaan. Verwachting is dat dit in 2026 doorontwikkeld tot een game changer.
Vanuit de samenleving wordt ook verwacht dat de gemeenten daarin meegaan en de inwoners tijd- en plaats onafhankelijke dienstverlening aanbieden. Dat zij op alle momenten, waar dan ook met de gemeente kunnen communiceren. Dat vergt nogal wat van de gemeente.
Kijken we terug naar de afgelopen 10 jaar dan zien we grote veranderingen op het gebied van informatie en automatisering. Waar de focus eerder voornamelijk lag op het op orde brengen van de basis, verschuift dit naar het gebruiken, combineren en beschikbaar maken van informatie. De 21e eeuw wordt nu al ‘de eeuw van de digitale informatierevolutie’ genoemd. Digitale informatie speelt een steeds grotere rol in het maken van keuzes.
Informatievoorziening bij de gemeente Edam-Volendam wordt steeds belangrijker en steeds complexer.
Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar de gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen.
Kortom, de gewenste contacten (informatie) met je burgers en bedrijven delen, vergt innovatiekracht en het toekomstbestendig maken van je informatiebeleid/informatiemanagement. Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering.
In het document 'Visie op Informatiemanagement Edam-Volendam 2023-2026' wordt beschreven op welke wijze de gemeente om wil gaan met het hebben en delen van informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Maar vooral ook welke trends , ontwikkelingen en wijzigingen er op ons afkomen.
Deze zijn vervolgens ondergebracht in 5 ontwikkelsporen met daaraan de volgende doelen:

• Persoonlijk & Toegankelijk door het realiseren van een persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, afgestemd op de behoefte van de collega’s en inwoners, digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.
• Open & Transparant zijn door actief te werken aan de openheid, transparantie en toegankelijkheid van onze informatie zodat collega’s de juiste informatie op het juiste moment kunnen inzien en de inwoners over dezelfde informatie beschikken als de gemeente.
• Data gestuurd ingebed door te werken aan de groei in volwassenheid op het gebied van data gestuurd werken en het inzetten van data als onderdeel van ons dagelijks werk.
• Flexibel & Wendbaarheid willen we vergroten, samen met doorzettingsvermogen de kracht van een organisatie, door verdergaande ontwikkelingen op het gebied van IV door de organisatie als geheel en de afdeling Bedrijfsvoering.
• Veilig & Verantwoord bezig zijn en weerbaar blijven tegen dreigingen van buitenaf door zorgvuldig en professioneel met de informatie van onze inwoners omgaan.

Op al deze ontwikkelsporen zijn specifieke projecten benoemd, die we vanuit het jaarplan IV 2025 gaan uitvoeren, en die bijdragen aan het behalen van de doelen.

Privacy
Op het gebied van privacy en bescherming persoonsgegevens is en blijft het van belang dat men zich bewust is van de risico’s die kunnen optreden bij (bovenmatige) persoonsgegevens verwerking.
In 2021 trad naar aanleiding van de Toeslagenaffaire het voltallige kabinet Rutte-III af. Naar buiten was gekomen dat onder meer de ‘tweede nationaliteit’ werd verwerkt bij de fraudetool die de Belastingdienst in gebruik had genomen. Ook was prominent in het nieuws het datalek bij de GGD, waarbij privé gegevens – van miljoenen  burgers die waren getest – illegaal werden verhandeld. Dit soort voorbeelden uit de media geeft aan wat de impact kan zijn voor burgers wanneer processen niet goed in kaart zijn gebracht door een organisatie of onvoldoende naar de privacy risico’s is gekeken. Tegelijkertijd zullen we scherp moeten blijven in de samenwerking met externe partijen en goede afspraken maken over verwerking persoonsgegevens.
In het jaarplan Privacy 2026 wordt daarom de nadruk gelegd op de volgende zaken:

1. Contractmanagement en verwerkersovereenkomsten/protocol privacy, met als doel om aan de voorkant van aanbestedingen te bezien of een verwerkersovereenkomst nodig is.
2. Doelmatigheid in de processen, middels aansluiten en organiseren Mens Centraal Digitaal en BIO2,
3. Verwerkersregister, welke periodiek wordt geactualiseerd.
4. Beantwoorden van AVG-verzoeken van betrokkenen.
5. Training en bewustwording, met als doel het vergroten van de bewustzijn onder medewerkers, afdelingshoofden en teamleiders met omgang van persoonsgegevens en informatieveiligheid.
6. Begeleiding bij het opschonen van verouderde data.
7. Vraagbaak en advies, met als doel de dienstverlening richting onze inwoners te optimaliseren en tegelijkertijd de beschikbare (technische) middelen zo efficiënt als mogelijk in te zetten met de AVG als moreel kompas.
8. Regionaal overleg, met als doel te komen tot nadere afstemming van AVG-beleidsvoering via regionaal verband.

Informatiebeveiliging
Grote cyber incidenten komen steeds vaker voor. Verschillende gemeenten hebben dit helaas aan den lijve ondervonden. Gevolg is een behoorlijke impact op de dienstverlening van de gemeenten. Voorkomen heeft ook voor ons de hoogste prioriteit. Diverse maatregelen zijn genomen, echter de ontwikkelingen op ICT gebied, het veranderende werken, de dynamische “boze” buiten wereld zorgen continu voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging.
In het Jaarplan informatiebeveiliging 2026 is er daarom aandacht voor concrete maatregelen op het gebied  van mens (medewerkers), techniek (informatiesystemen, netwerk etc.) en organisatie (beleid en processen).
De doelen voor 2026 zijn:

1. Verhogen digitale weerbaarheid, gericht op kantoor- en industriële automatisering.
2. Voldoen aan de BIO, met extra aandacht voor Business Continuïteits Management, SIEM/SOC en IB Beleid.
3. Maatregelen op basis van risico's
4. Cyberveilig gedrag
5. Goede governance informatiebeveiliging
6. ENSIA

Versterken control functie
Het versterken van de control functie is een continu proces. Vanuit control wordt de nadruk meer gelegd op sturen in plaats van op verantwoorden. Vanuit het Rijk wordt gestuurd op een aantal ratio's, waarvan het weerstandsvermogen een van de belangrijkste is. Het weerstandsvermogen is een graadmeter voor de buffer die een gemeente heeft om haar risico's mee op te vangen. Om hierop te kunnen sturen, is goed risicomanagement van cruciaal belang. In 2025 is een plan van aanpak opgesteld om risicomanagement te structureren. Dit moet nog verder uitgerold worden. Met nieuwe tooling kan het benodigde weerstandsvermogen beter worden bepaald met een zogenoemde Monte Carlo analyse. Hierbij wordt met behulp van de verschillende hierboven beschreven gegevens een statistische berekening gemaakt van het benodigd weerstandsvermogen per risico. Hieraan gerelateerd zal ook een update plaatsvinden van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Er zal specifiek beleid op investeringen worden opgesteld om meer grip te krijgen op de investeringen. Met deze maatregelen wordt verwacht dat ook beter gestuurd kan worden op de liquiditeit, de financieringsbehoeften beter in beeld komen en daarmee ook investeringsbeslissingen in dit kader beter kunnen worden getoetst aan normen die door de Raad gesteld worden in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement.

Afdeling Samenleving

Datagedreven werken en informatiegestuurde beleidsontwikkeling 
Binnen het sociaal domein wordt stevig geïnvesteerd in datagedreven werken en informatie gestuurde beleidsontwikkeling. Dit begint met het in kaart brengen van beschikbare data en het optimaliseren van het gebruik daarvan voor beleidsmonitoring en -bijsturing. Sinds 2023 ondersteunt een nieuw cliëntvolgsysteem deze integrale aanpak. De ambitie is om vanaf de begroting van 2027 beleidsbeslissingen meer te baseren op actuele data, zodat deze sneller, gerichter en effectiever genomen kunnen worden. Dit geldt zowel voor budgettaire als opgavegerichte sturing.

 Digitalisering en inclusie 
De digitale dienstverlening ontwikkelt zich eveneens snel. In 2026 verloopt een aanzienlijk deel van het contact met inwoners via digitale kanalen. Dit biedt veel voordelen, zoals het vereenvoudigen van het contact en het verminderen van fysieke bezoeken aan het stadskantoor. Tegelijkertijd blijft het belangrijk om speciale aandacht te geven aan inwoners die minder digitaal vaardig zijn. Voor hen wordt extra ondersteuning geboden om digitale aanvragen in te dienen, terwijl ook toegankelijke alternatieven zoals fysieke balies en telefonische hulp behouden blijven.

De monitoring van onze digitale dienstverlening is voor 2026 verder verbeterd. We hebben niet alleen inzicht in de prestaties, maar bieden ook transparantie aan inwoners en de gemeenteraad. We streven ernaar dat onze website en digitale kanalen begrijpelijk en toegankelijk zijn voor iedereen, dat fysieke toegang behouden blijft en dat er een applicatie beschikbaar is die de monitoring van de dienstverlening garandeert. Hierdoor kunnen we continu beoordelen of we op de juiste wijze en met de juiste middelen werken. Het monitoringsysteem is verfijnd en de uitwisseling van gegevens met regionale partners verloopt efficiënter. Samen hebben we een gezamenlijk kader voor gegevensuitwisseling en monitoring opgesteld, waardoor prestaties binnen de gemeente en met externe partners vergeleken, geëvalueerd en verbeterd kunnen worden. Het monitoringsysteem is geharmoniseerd en geïntegreerd in een uniform format voor verschillende beleidsgebieden.

Samenwerken op complexe casussen 
Bij complexe casussen werken we nauw samen met diverse zorgverleners en instanties. In 2026 is duidelijk wie de regie voert en wie de vaste contactpersoon is voor inwoners met complexe ondersteuningsbehoeften. Het klantvolgsysteem, waarin onder andere de zelfredzaamheidsmatrix en integrale dienstverlening zijn opgenomen, wordt volledig gebruikt en ondersteunt professionals bij een integrale aanpak. Alle werkprocessen binnen het Breed Sociaal Loket zijn gedocumenteerd en geoptimaliseerd, wat zorgt voor snellere en gerichtere hulp.

De succesvolle pilot met een Frontoffice binnen de Wmo heeft geleid tot permanente verankering van deze werkwijze binnen het Breed Sociaal Loket. Deze aanpak wordt inmiddels ook toegepast binnen het team Jeugd en het team Werk & Inkomen. Daarnaast werkt een multidisciplinair ondersteuningsteam, bestaande uit gedragswetenschappers en kwaliteitsmedewerkers, nauw samen met professionals om de juiste beslissingen te nemen bij interventies. Dit team zorgt ervoor dat de dienstverlening goed aansluit bij de behoeften van inwoners, met een sterke focus op maatwerk en kwaliteit.

De digitalisering van dienstverlening wordt versneld, terwijl actief gewerkt wordt aan het verkleinen van de digitale kloof. Digitale hulp wordt aangeboden in wijkcentra, hybride loketten zijn ingericht en toegankelijkheidseisen zijn opgenomen in aanbestedingen. Hierdoor worden vooral ouderen, laaggeletterden en mensen met een beperking beter bereikt en ondersteund.

Kortom, door het combineren van datagedreven werken, digitale dienstverlening, monitoring en intensieve samenwerking bij complexe casussen, streven we naar een efficiënte, toegankelijke en kwalitatief hoogwaardige ondersteuning voor alle inwoners binnen het sociaal domein.

Afdeling Openbare Werken

Kleine gemeente, grote kennisbehoefte
De gemeentelijke organisatie is relatief klein, maar in de openbare ruimte is dezelfde kennis vereist als bij grotere gemeenten. Vooral op het gebied van duurzaamheid en klimaatadaptatie ontwikkelen de zaken zich snel. Door middel van opleiding, training en intercollegiaal overleg zorgen we dat ons kennisniveau voldoende is.

Uitdagingen in infrastructuur
Veel van de infrastructuur in Nederland is verouderd en niet meer afgestemd op het huidige gebruik. Dit komt doordat veel ervan in dezelfde periode is aangelegd en inmiddels het einde van de technische levensduur nadert. De technische uitdagingen die bijvoorbeeld een grote stad als Amsterdam kent, zijn vergelijkbaar met die van onze gemeente. Hoewel het niet realistisch is om dezelfde hoeveelheid kennis in huis te hebben, moeten wij deze uitdagingen wel aanpakken. Dit gebeurt door een goede afweging te maken tussen eigen uitvoering en het inhuren van externe expertise. Goed opdrachtgeverschap is essentieel om samen met de markt de juiste resultaten voor de gemeenschap te behalen, nu en in de toekomst. Daarnaast hebben wij er tientallen kilometers weg bij gekregen, waar we onze inzet en plannen op moeten afstemmen.

Goed opdrachtgeverschap van externe partijen

Huidige organisatie en kennisniveau
De afdeling Openbare Werken is traditioneel georganiseerd en probeert zo goed mogelijk in te spelen op externe ontwikkelingen. Het kennisniveau is op sommige gebieden hoog, maar er ontbreken ook belangrijke kennisgebieden. Hierdoor is de afhankelijkheid van externe inhuur groter dan gewenst. Hierin kijken we kritisch wat we nodig hebben.

Verbeteringen en toekomstgerichte aanpak
Met het oog op een toenemende afhankelijkheid van marktpartijen is het noodzakelijk dat de afdeling Openbare Werken een sterke opdrachtgever wordt. Daarom wordt de afdeling heringericht en worden nieuwe kennisgebieden ontwikkeld. De keuze of werkzaamheden in de markt worden gezet of intern uitgevoerd, blijft een voortdurende afweging. De afdeling streeft naar een procesmatige werkwijze met focus op lange termijn, in plaats van het blussen van ad-hoc brandjes. De evaluatie van de reorganisatie draagt hieraan bij. Alle medewerkers worden hier persoonlijk bij betrokken.

Flexibele organisatie, ingericht op nu en de toekomst

Voorbereiding op huidige en toekomstige ontwikkelingen
De afdeling moet zowel voorbereid zijn op toekomstige veranderingen als op het dagelijkse werk, dat onverminderd doorgaat. Het dagelijks werk moet zo optimaal en efficiënt mogelijk uitgevoerd worden. De kracht van Openbare Werken ligt in het snel oplossen van problemen en het verzorgen van de dagelijkse uitvoering. Hier is de gemeente trots op en dat blijft een belangrijk uitgangspunt, ondanks de beperkingen in bijvoorbeeld het gebruik van bestrijdingsmiddelen.

Toekomstbestendigheid en uitbreiding

Tegelijkertijd wil de afdeling toekomstbestendig zijn. Daarom wordt binnen de bestaande formatie gekeken hoe we zo efficiënt mogelijk aan de groeiende vraag kunnen voldoen. Het is belangrijk om een aantrekkelijke en plezierige werkgever te zijn binnen techniek en openbare ruimte. Efficiënter werken is noodzakelijk om deze ambities te kunnen financieren. Ook wordt er in de keten gestuurd op een efficiëntere en effectievere samenwerking.
Een interessante en leuke werkgever op het gebied van techniek en openbare ruimte
Unieke positie voor techneuten
Voor technische professionals lijkt een kleine gemeente soms minder aantrekkelijk vanwege de schijnbaar beperkte technische uitdaging. Toch onderscheidt onze gemeente zich doordat een techneut hier vaak de volledige schakel is, in tegenstelling tot grotere organisaties waar techneuten vaak slechts een onderdeel van het geheel zijn. Bij ons ben je betrokken op operationeel, tactisch én strategisch niveau.
Werving, ontwikkeling en benutting van talent
De huidige arbeidsmarkt is uitdagend als het gaat om het aantrekken van specialisten. Het is aan ons hier creatief mee om te gaan, maar ook om ervoor te zorgen dat we een aantrekkelijke werkgever zijn. De tevredenheid van onze zittende mensen draagt hier aan bij, zodat we het ambassadeurschap kunnen benutten.
Deze unieke positie van kleine gemeente willen we beter benutten. De werving en selectie van technisch personeel moeten verbeteren, evenals de ontwikkeling en doorgroei van het huidige personeel. Interne doorstroming is belangrijk.  

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Omgevingswet
Om een kwalitatief hoogwaardige en duurzame leefomgeving voor onze inwoners te waarborgen biedt de Omgevingswet de gemeente een aantal instrumenten om daarop te kunnen sturen. Daarin is het aan het bestuur een balans te zoeken tussen enerzijds het individueel belang en anderzijds het algemeen belang van de gemeenschap. De Omgevingswet is al enige tijd ingevoerd, maar de uitvoering van de wettelijke regels houdt niet op bij de inwerkingtreding van de wet (januari 2024), maar begint feitelijk dan pas. Wij stellen omgevingsprogramma's en omgevingsplannen op en voeren onze wettelijke taken als vergunningverlening, toezicht en handhaving uit. We onderzoeken de huidige processen en passen deze waar nodig aan, om zo recht te doen aan de wettelijke vereisten en uitgangspunten.

Overheadkosten (Personeel en Materieel)

Onder 'Overhead' vallen de alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers die niet specifiek toegerekend kunnen worden aan  het primaire proces. Onder het primaire proces vallen voornamelijk de activiteiten van de afdelingen Samenleving, Ruimtelijke Ontwikkeling en Openbare Werken.  De kosten, zoals hierna genoemd, vallen onder één taakveld.

• leidinggevenden  (hiërarchisch), die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken;
• financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
• personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
• inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• juridische zaken: juridische medewerkers op de afdeling bedrijfsvoering of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
• bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;
• facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning en secretariaten primair proces.

Tot dit taakveld behoort niet :

• ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
• archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4;

De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het betreffende  primaire proces:

• medewerkers belast met de uitvoering van specifieke taken in het primaire proces
• de activiteiten van projectleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
• Afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die primaire taken verrichten zoals vergunningverlening;
• Informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
• een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken. Deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.

In de onderstaande tabel worden de budgetten weergegeven die op het taakveld Overhead zijn begroot. Deze budgetten zijn ingedeeld naar kostensoort.